Congress

CONGRESS

Stratejik planlamayla, yaratıcı çözümler ile isteklerinizin tam karşılığı.

Kongre Öncesi Proje Yönetimi

• Kongreye özel proje ekibinin oluşturulması
• Bütçe çalışmalarının detay ve alternatifleriyle planlanması ve hazırlanması
• Finansmanın sağlanması ve yönetimi
• Kongre yer, zaman ve mekan seçim çalışmalarını yapılması
• Toplantı salonları, fuaye ve stant alanlarını efektif kullanımını sağlamak, verimli kongreler düzenlemek için, Kongre Düzenleme Kurulu ile kongre merkezi ve otellerini belirlemek amacıyla bölgeye denetim gezilerinin düzenlenmesi
• Sponsorluk kalemlerini detayları ile hazırlar, sponsorluk görüşmelerin ve buna bağlı tüm çalışmaları yürütür
• Toplantı salonları, stant alanları, yönlendirme planlarını elektronik ortamda hazırlayarak proje hakimiyetini arttırır
• Gerek sponsor gerekse potansiyel kongre katılımcılarının adres bankasının oluşturulması ve düzenli olarak güncel bilgilerinin ulaştırılması
• Kongre tanıtımında; katılımcılara alışılmış posta ve poster duyuru hizmetlerine ek olarak e-mail, web sitesi ve dijital duyurular aracılığı ile ek tanıtım imkanı sunar
• A’dan Z’ye tüm kongre süresince kullanılacak olan konseptin alternatifleriyle hazırlanması ve geliştirilmesi
• Abstracların online (veya istenilen şekilde) olarak toplanması, jüri oylama altyapısının oluşturulması. Oylama sonrası abstract tasnifi, Kongre Düzenleme Kuruluna sunulması ve onay yazılarının gönderilip raporlanması.
• Kongre duyuruları, kongre kitabı ve /veya abstract kitabı tasarım ve basımının en iyi şekilde gerçekleştirirken, bu matbuları elektronik ortama uyarlayarak katılımcılara kolay erişilebilirlik sağlar.
• Kongre kağıt ve diğer katkı payları ile ilgili ödemeleri en iyi şekilde takip ederek bütçenin en yüksek düzeye taşınması. İlgili raporların Kongre Düzenleme Kuruluna periyodik olarak güncel bilgilerin iletilmesi
• Yurtiçi(TTB-STE) ve Yurtdışı (CME) bilimsel kredi başvurularının yapılması ve takibi
• Yurtiçi ve Yurtdışı VIP katılımcılar ile gerekli yazışmaların yapılarak otel ve uçak rezervasyonunun takibi ve yapılması
• Halkla ilişkiler, tanıtım ve reklam çalışmalarının Kongre Düzenleme Kurulu ile beraber koordineli olarak yürütülmesi
• Devlet ve gerekli resmi kurumlara bilgi ve duyuruların yapılması. Bu süreçte gerekli altyapının oluşturularak, sekretarya hizmetlerinin verilmesi
• Kongre Bilimsel ve Sosyal Programının oluşturulmasında Kongre. düzenleme Kurulu ile ortak çalışmaların yapılması

TEKNİK ALTYAPI

• Konferans sistemleri
• Çok dilli simultane ve ışık sistemleri
• Ses, görüntü ve ışık sistemleri
• Watch-out görüntü sistemleri
• Basın mixeri
• Dijital delege mikrofon sistemi
• Infoport sistem
• İnteraktif oylama sistemi
• Kapalı devre TV ve naklen yayın sistemi
• Reji kontrol üniteleri
• Alt yazılı mesaj sistemi
• Modüler internet cafe sistemi
• Video ve telekonferans sistemleri
• CD-DVD görüntü, kayıt kopyalama mobil stüdyosu
• İnteraktif kullanım hizmetleri (kablolu-kablosuz)
• Sahne- dekor tasarım ve uygulamaları
• Havai fişek ve lazer uygulamaları
• Su ve buhar perdeleri
• Özel ses, ışık ve görüntü efekt sistemleri

ON-SITE PROJE YÖNETİMİ

• Kongre merkezinin katılımcıların ilk adımında tüm altyapı ve görselleriyle hazır hale getirilmesi için kongre başlangıç tarihinden 1 veya 2 gün önce; yönetici, teknik, dekor, interaktif ve host-hostes ekibiyle kongre merkezinde çalışmaların başlatılması.
• Tüm katılımcıların kongre merkezi ulaşımları için başta havalimanı olmak üzere tüm varış noktalarından kongre logo ve ismini içeren board ve stant karşılamaları ile kongre merkezine transferlerinin gerçekleştirilmesi.
• Kongre sekretaryası ile mükemmel bir koordinasyon içerisinde çalışan kayıt ve otel karşılama deskleri sayesinde aksamalar ve uzun kuyrukların oluşmamasının sağlanması.
• Sunum kontrol, internet kafe, basın odası ve faculty room gibi özel odaların görsel ve teknik altyapı bakımından, mükemmel şekilde hazırlanması.
• Kongre kayıt, sunum kontrol ve salonlar arasında kurulan kablolu veya kablosuz ağ bağlantısı sayesinde bilgi aktarımının en üst düzeyde tutulması
• Elektronik yönlendirme ve bilimsel program akışlarıyla, teknolojinin en ince detaylarla katılımcılara sunulması.
• Toplantı salonları başta olmak üzere tüm kongre merkezinde son teknolojiye uygun teknik hizmetin sağlanması.
• Kongre sırasında kurulan transfer ve uçak değişikliği deski sayesinde katılımcıların programlarını aksatmamalarını ve zamanı en iyi şekilde kullanmalarını sağlar.
• Kongre öncesinde ve sırasında bölgeye özel turların düzenlenmesi
• Açılış kokteyli, gala yemeği, VIP davet ve yemeklerde ulaşımdan süslemesine, dekorundan sanatçısına farklılığın katılımcılara hissettirilmesi
• Ödül törenleri konsept ve uygulaması katılımcılara yönelik turnuva ve aktivitelerin düzenlenmesi, refakatçilere özel program ve aktivitelerin oluşturulması ve organizasyonu
• Yurtiçi ve yurtdışı VIP katılımcılarla birebir ilgilenerek sizin için özel olduklarının en iyi şekilde hissettirilmesi
• Kongre çantası, yaka kartı ve sertifikalarını kongre konseptini uygun şekilde uygulayan MICEMUDO Congress ile kongre sırasında yeni kayıtlara anında yaka kartı ve katılım belgesi verilebilmesi
• Kongre basın bültenlerini hazırlayarak, genel ve mahalli basınla beraber konuyu özel yayın kuruluşlarında yer almasının sağlanması
• Kongre gazetesi, kongre tv ve multimedya programlarının oluşturulması ve uygulanması
• Akıllı kapı sistemi (Smart Gate System) ile salonların katılım raporlarının anında oluşturulabilmesi. Kongre sonrasında detaylı raporların hazırlanması.
• Kongre sonrası mali tabloların sonuçlandırarak, fatura bakiye işlemlerinin eksiksiz yerine getirilmesi.
• Tüm mali raporların Kongre Düzenleme Kurulu’na ayrıntılarla sunulması.4
• Kongre katılım tabloları ve isim listelerini eksiksiz ve detaylı bir şekilde raporlandırarak, Kongre Düzenleme Kurulu’na sunulması.
• Yurtiçi(TTB-STE) ve yurtdışı (CME) kredi sağlayıcılarının kongre sonrası talep ettiği, belge verilerin profesyonelce hazırlanarak zamanında teslim edilmesi.
• Kongre sonrası sponsor ve Kongre Düzenleme Kurulu’yla değerlendirme toplantılarının düzenlenmesi.

ULUSLARARASI KONGRE ORGANİZASYONLARI

• Kongre teklifinin ve tanıtım dosyalarının, il ve/veya genel resmi yönetimlerden yazılı, görsel destekler alınarak ses getirecek şekilde hazırlanması.
• Adaylık süresince gerekli tanıtım, lobi faaliyetlerinin yürütülmesi ve finansman sağlanması.
• Özel logo ve konsept tasarımlarının alternatifleriyle oluşturulup, nihai konseptin yaratılması.
• Yabancı konuşmacı ve davetlilere zamanında gerekli bilgi ve davetiyelerin ulaştırılması.
• Uluslararası Kongre Seçici Kurul ve/veya jüri için yapılacak tanıtım ve keşif gezileri öncesinde, basılı ve görsel destekli tanıtım kitlerinin gönderilmesi.
• Kongrenin ülkemizde düzenlenmesinde önemli rol oynayacak diğer kongrelerde, stant ve benzeri tanıtım aktivite, reklam çalışmalarının gerçekleştirilmesi.
• Kongrenin gerçekleştirilmesi aşamasında, tüm organizasyonlarda olduğu gibi üstün servisi ve detaylarda mükemmeliyetin sağlanması.
• Uluslararası kongre deneyimli personeliyle ülkemiz adına yakışan proje yönetiminin gerçekleştirilmesi.
• Kongre süresince her dilde host-hostes, mihmandar, rehber ve deneyimli personeli ile tüm servislerin istenilen dilde sağlanması.

ULUSLARARASI KONGRELERE KATILIM

• Uluslararası kongrelerde imkansızı gerçekleştirmeyi ilke edinen MICEMUDO Congress, yurtdışındaki kongre ile ilgili tüm detayları bir rapor halinde sunulması.
• Kongre, kurs, sempozyum kayıt işlemlerinin eksiksiz yerine getirilmesi.
• Vize ve pasaport işlemlerinin takip edilmesi.
• Yerel kongre organizasyon firmasının konaklamalarda çözüm üretemediği ve yer temin edemediği durumlarda, kongre otellerinde konaklama rezervasyonlarının, alan-otel-alan transferlerinin ekonomik bir şekilde çözüme kavuşturulması.
• Kongre öncesi ve sırasında şehir turları, çevre gezileri düzenlenmesi.
• Grup rezervasyonlarına ek olarak, münferit rezervasyonların yapılması.

PROJE SONLANDIRILMASI

• Kongre sonrası mali tabloların sonuçlandırarak, fatura ve bakiye işlemlerinin eksiksiz yerine getirilmesi,
• Tüm mali raporların Kongre Düzenleme Kurulu’na ayrıntılarla sunulması.
• Kongre katılım tabloları ve isim listelerini eksiksiz ve detaylı bir şekilde raporlandırarak, Kongre Düzenleme Kurulu’na sunulması.
• Yurtiçi (TTB-TSE) ve yurtdışı (CME) kredi sağlayıcılarının kongre sonrası talep ettiği, belge ve verilerin profesyonelce hazırlanarak zamanında teslim edilmesi.
• Kongre sonrası Sponsor ve Kongre Düzenleme Kurulu’yla değerlendirme toplantılarının düzenlenmesi.

ULUSLARARASI KONGRE ORGANİZASYONLARI

• Kongre teklifinin ve tanıtım dosyalarının, il ve/veya genel resmi yönetimlerden yazılı, görsel destekler alınarak ses getirecek şekilde hazırlanması.
• Adaylık süresince gerekli tanıtım, lobi faaliyetlerinin yürütülmesi ve finansman sağlanması.
• Özel logo ve konsept tasarımlarının alternatifleriyle oluşturulup, nihai konseptin yaratılması.
• Uluslararası Kongre Seçici Kurul ve/veya Jüri için yapılacak tanıtım ve keşif gezileri öncesinde, basılı ve görsel destekli tanıtım kitlerinin gönderilmesi.
• Kongrenin ülkemizde düzenlenmesinde önemli rol oynayacak diğer kongrelerde, stant ve benzeri tanıtım aktivite, reklam çalışmalarının gerçekleştirilmesi.
• Kongrenin gerçekleştirilmesi aşamasında, tüm organizasyonlarda olduğu gibi üstün servisi ve detaylarda mükemmeliyetin sağlanması.
• Uluslararası kongre deneyim personeliyle ülkemiz adına yakışan proje yönetiminin gerçekleştirilmesi.
• Kongre süresince her dilde host-hostes, mihmandar, rehber ve deneyimli personeliyle ile tüm servislerin istenilen dilde sağlanması.

ULUSLARARASI KONGRELERE KATILIM

• Uluslararası kongrelerde imkânsızı gerçekleştirmeyi ilke edinen Mudo Congress, yurtdışındaki kongre ile ilgili tüm detayları bir rapor halinde sunulması.
• Kongre, kurs, sempozyum kayıt işlemlerini eksiksiz yerine getirilmesi.
• Vize ve pasaport işlemlerini takip edilmesi.
• Yerel kongre organizasyon firmasının konaklamalarda çözüm üretemediği ve yer edemediği durumlarda, kongre otellerinde konaklama rezervasyonlarının, alan-otel-alan transferlerinin ekonomik bir şekilde çözüme kavuşturulması.
• Kongre öncesi ve sırasında şehir turları, çevre gezileri düzenlenmesi.
• Kongre merkezi ve oteller arasında shuttle hizmetleri sağlanması.
• Grup rezervasyonlara ek olarak, münferit rezervasyonların yapılması.